Codice Etico
ai sensi del D. Lgs. 231/2001 adottato da KeyPartners Italy S.r.l.
Approvato dal Consiglio di Amministrazione di KeyPartners Italy S.r.l.
in data 12 Dicembre 2022
Articolo 1 – Scopo
1.1 Il presente Codice Etico (di seguito “Codice”) è una dichiarazione pubblica di KeyPartners Italy S.r.l. (per brevità denominata di seguito anche solo la “Società”) in cui sono individuate regole comportamentali al cui rispetto sono chiamati tutti coloro che fanno parte della compagine sociale e non. Il presente Codice integra il quadro normativo delle disposizioni dell’articolo 6 del Decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (relativo alla responsabilità amministrativa degli enti) al quale la Società è sottoposta. La Società si è, pertanto, risolta nell’adottare un proprio “Modello di organizzazione, gestione e controllo” che rispetta le indicazioni contenute nel citato decreto, con cui stabilire le modalità operative che devono essere rispettate da tutti coloro che, a qualsiasi titolo, cooperano con la Società, al fine di scongiurare la configurazione di particolari tipologie di reati. Il presente Codice è da intendersi quale memorandum dei diritti e degli obblighi inderogabili attraverso il quale la Società evidenzia le proprie responsabilità etiche e sociali verso i diversi “stakeholders” interni ed esterni (soci, management, dipendenti, fornitori, istituzioni, clienti, ecc.), con lo scopo di palesare il sistema di valori e di regole comportamentali atte al perseguimento degli scopi sociali, pertanto, il presente elaborato rappresenta il punto di contatto tra la Società e l’esterno in tema di disciplina del personale.
1.2 Da intendersi destinatari delle disposizioni di cui al presente Codice le seguenti figure professionali: i) Consiglieri di amministrazione; ii) dirigenti /dipendenti; iii) qualsivoglia altro ufficio o soggetto, pubblico e/o privato che con il quale la Società entrerà in contatto nello svolgimento della propria attività sociale (a titolo esemplificativo e non esaustivo: rapporti e relazioni di collaborazione con professionisti, consulenti esterni etc..).
Articolo 2 – Validità contrattuale
2.1 Qualsivoglia soggetto (persona fisica e/o giuridica) che sia destinataria delle disposizioni di cui al presente Codice sarà tenuta all’osservanza delle leggi e delle normative vigenti sia Italia sia nei Paesi in cui le stesse operano, oltre che delle norme interne aziendali. Il rispetto delle norme del Codice è da intendersi quale parte sostanziale delle obbligazioni contrattuali assunte nei confronti delle Società.
La violazione delle norme del presente Codice potrà ledere il rapporto di fiducia instaurato con KeyPartners Italy S.r.l. e potrà legittimare quest’ultima a porre in essere azioni disciplinari e di risarcimento del danno, fermo restando, per i lavoratori dipendenti, il rispetto delle procedure previste dall’art. 7 della legge 300/1970 (Statuto dei Lavoratori) e dai contratti collettivi di lavoro applicabili.
2.2 Il presente Codice potrà essere modificato e/o integrato salvo intervenga delibera da parte del Consiglio di Amministrazione.
Articolo 3 - Norme comportamentali
Sono obbligati al rispetto delle prescrizioni indicate nel presente Codice tutti i soggetti che prestano la propria attività lavorativa in favore di KeyPartners Italy S.r.l., detti soggetti devono al contempo desistere dal mettere in pratica o favorire: i) atti di corruzione di qualsivoglia tipologia; ii) atti diretti a turbare la libertà del mercato e/o a compiere frodi nell’esercizio del commercio; iii) atti diretti a truffare lo Stato, gli Enti Pubblici e Privati Centrali o Locali; iv) dichiarazioni mendaci o a rendere dichiarazioni mendaci alla Autorità Giudiziaria; v) sollecitazioni dirette o indirette di vantaggi personali e di carriera per sé o per altri; vi) svolgere la propria attività lavorativa sotto l’effetto di sostanze alcoliche e/o psicotrope; vii) tenere comportamenti diffamatori, minacciosi, violenti ed in ogni caso non consoni allo stato in cui prestano la propria attività lavorativa; viii) diffondere e/o comunicare in qualsiasi forma informazioni di carattere riservato riguardanti l’attività posta in essere dalla Società.; ix) tenere comportamenti in violazione della normativa esistente in materia di diritto d’autore; x) tenere, in danno di colleghi ed altri componenti della compagine sociale, comportamenti configuranti forme di costrizione sia fisica sia morale che possano in qualche modo impedire l’esercizio della volontà degli stessi.
Articolo 4- Principi generali
4.1 Nella realizzazione dello scopo sociale perseguito da KeyPartners Italy S.r.l. il modus operandi di tutti i destinatari delle disposizioni del presente Codice dev’essere in primo luogo ispirato dall’etica della responsabilità. A riguardo si sottolinea che KeyPartners Italy S.r.l. ha quale inderogabile principio il rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti sul territorio nazionale ed in tutti i Paesi in cui la stessa si opera, per questa ragione è esplicitamente vietato perseguire o realizzare l’interesse delle Società in violazione delle leggi.
4.2 La Società opera nel rispetto del principio di correttezza il quale presuppone ed implica il rispetto dei diritti, anche sotto i profili della privacy e delle pari opportunità, di tutti coloro che risultino coinvolti nella propria attività lavorativa e professionale. Quanto detto, comporta la ferma condanna ed eliminazione di qualsiasi discriminazione e di ogni possibile conflitto di interesse tra i dipendenti e le Società.
4.3 La Società è, altresì, ancorata al principio della trasparenza, il quale si basa sulla veridicità, accuratezza e completezza dell’informazione sia all’esterno sia all’interno della KeyPartners Italy S.r.l. In particolar modo, nella redazione e formulazione dei contratti con le controparti, KeyPartners Italy S.r.l. Italia redige le clausole in modo comprensibile, chiaro e non equivoco, assicurando sempre il mantenimento della condizione di pariteticità con i clienti.
4.4 La Società opera nel rispetto del principio dello spirito di servizio il quale implica che ciascun destinatario del Codice sia sempre orientato, nei propri comportamenti, alla condivisione dello scopo sociale, volto a rendere alla clientela un servizio di elevato valore morale e sociale e di utilità alla collettività.
4.5 La Società è inoltre orientata al rispetto del principio dell’efficienza il quale comporta che qualsivoglia attività lavorativa venga realizzata sulla base dell’economicità della gestione delle risorse impiegate nell’erogazione dei servizi e con l’impegno di offrire un servizio adeguato in ordine alle esigenze del cliente e secondo gli standard più avanzati.
4.6 KeyPartners Italy S.r.l. è consapevole dell’incidenza delle proprie attività sullo sviluppo economico-sociale del territorio di riferimento; stante detta consapevolezza la stessa, nello svolgimento della propria attività sociale, si impegna nell’ottica di salvaguardare l’ambiente, a ridurre l’uso di energia, il consumo d’acqua ed evitare le emissioni nocive.
4.7 La Società, nell’ambito del principio della libera concorrenza adotta principi di correttezza, lealtà competizione e trasparenza nei confronti di tutti i competitors.
4.8 Nell’ottica di valorizzazione delle risorse umane, la Società dichiara che queste ultime sono e rappresentano un fattore fondamentale per lo sviluppo di KeyPartners Italy S.r.l., con impegno a tutelare promuovere la crescita professionale allo scopo di aumentare ed accrescere la formazione delle stesse.
Articolo 5 - Rapporti sociali
KeyPartners Italy S.r.l. consapevole dell’importanza del ruolo rivestito da ciascun socio, si impegna a fornire ad ognuno di essi informazioni veritiere, accurate e tempestive sull’andamento del business.
La Società si impegna, inoltre, ad accrescere il valore della propria attività, a fronte dell’impegno posto dai soci con i loro investimenti, attraverso la valorizzazione della gestione, il perseguimento di elevati livelli standard di servizio offerti e della solidità del patrimonio sociale; in quest’ottica KeyPartners Italy S.r.l. si impegna altresì a salvaguardare e custodire le risorse ed i beni aziendali.
Articolo 6 – Rapporti con i dipendenti / soci / consiglieri
6.1 La Società prende atto che il personale costituisce un elemento indispensabile per lo sviluppo ed il successo della propria organizzazione, per detta ragione, si rileva che la professionalità e l’impegno dei dipendenti costituiscono valori determinanti ed imprescindibili per il conseguimento degli obiettivi della Società. Per le suesposte ragioni KeyPartners Italy S.r.l., si impegna a sviluppare le attitudini e le potenzialità di ciascun dipendente nello svolgimento delle proprie mansioni / competenze, affinché le capacità e le legittime aspirazioni dei singoli trovino piena realizzazione nel raggiungimento degli obiettivi della Società. KeyPartners Italy S.r.l. si impegna, altresì, ad offrire pari opportunità di lavoro a tutti i propri dipendenti sulla base delle qualifiche professionali e delle capacità di rendimento di ciascuno di essi, senza alcuna discriminazione.
6.2 Fermo restando il rispetto dei principi e degli standard stabiliti dalla normativa applicabile in materia giuslavoristica, è interesse primario della Società favorire lo sviluppo del potenziale di ciascuna risorsa e la sua crescita professionale mediante: i) il rispetto della personalità e della dignità di ciascun individuo; ii) scongiurando la creazione di situazioni in cui le persone si possano trovare in una condizione di disagio; iii) la prevenzione di qualsivoglia genere di abuso e/o di comportamento che possa avere carattere discriminatorio; iv) la messa a disposizione di una formazione adeguata al ruolo ricoperto da ciascun dipendente; v) l’individuazione e specificazione di ruoli, responsabilità, deleghe e disponibilità di informazioni, tali da consentire a ciascun lavoratore di assumere le decisioni che gli competono nell’interesse della Società; vi) una chiara, inequivocabile e veritiera comunicazione interna in ordine alle politiche ed alle strategie aziendali; vii) il corretto utilizzo e la riservatezza dei dati personali; viii) la messa a disposizione di luoghi di lavoro idonei ed adeguati in tema di sicurezza e salute; ix) la equa e corretta applicazione degli avanzamenti di carriera nonché l’eventuale corresponsione di bonus aziendali; x) la realizzazione di un ambiente di lavoro dinamico e che richieda il coinvolgimento attivo di ciascuna risorsa nell’attività sociale.
6.3 A quanto detto si aggiunga che, nei rapporti con i colleghi, ogni risorsa deve comportarsi in base a principi di civile convivenza, rispetto e spirito di piena collaborazione.
6.4 La Società si impegna a tutelare l’integrità morale e fisica dei propri dipendenti / collaboratori esterni e dei propri clienti, a ciò provvedendo mediante la promozione di comportamenti responsabili e sicuri e adottano tutte le misure di sicurezza richieste dalla normativa esistente e dall’evoluzione tecnologica per garantire un ambiente lavorativo sicuro e salubre.
6.5 Il personale dipendente della Società è obbligato ad osservare le disposizioni del presente Codice sin all’atto dell’assunzione o, se già avvenuta, al momento della divulgazione, essendo tutti i dipendenti tenuti a conoscerne il suo contenuto con particolare riferimento ai seguenti doveri: i) di astensione dal porre in essere qualsivoglia genere di comportamento contrario alle norme del presente Codice e/o alla legislazione vigente; ii) di astensione dall’assumere occupazioni lavorative alle dipendenze di terzi soggetti, ivi compresi eventuali incarichi di consulenza o altre responsabilità per conto di terzi, senza la preventiva autorizzazione scritta da parte di KeyPartners Italy S.r.l.; iii) di astensione dal porre in essere qualsivoglia attività, in qualsiasi forma, che risulti contraria agli interessi della Società o con la stessa incompatibile, ovvero, in contrasto con i doveri e le mansioni a cui il dipendente è adibito; iv) di riferire repentinamente e senza indugio alle funzioni competenti ed all’Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001 qualsiasi notizia, di diretta apprensione e/o promanante da soggetti terzi, in ordine a possibili violazioni delle norme del presente Codice, ivi comprese le eventuali richieste di violazione delle predette norme che sia stata loro rivolta; v) di agevolare la collaborazione con le strutture deputate alla verifica delle possibili violazioni, con l’obbligo del rispetto della riservatezza e fornendo alle stesse qualsivoglia genere di informazione utile e/o necessaria all’aggiornamento del presente Codice; vi) di rendere noto prontamente all’Organismo di Vigilanza gli eventuali episodi di induzione a rendere dichiarazioni mendaci (ivi comprese le induzioni all’omissione di dette dichiarazioni) alle Autorità Giudiziaria e/o agli organi di Pubblica Sicurezza.
6.6 Fatti salvi gli obblighi specificati all’articolo che precede e la loro validità per tutto il personale dipendente, i soggetti che svolgono funzioni direttive e/o di responsabilità nei confronti del personale sottoposto alla loro vigilanza e/o direzione si obbligano ad evitare qualsivoglia genere di abuso della propria posizione; in particolar modo, i soggetti che svolgono le citate attività si impegnano a: i) essere imparziali ed evitare favoritismi di qualsiasi genere; ii) assumere decisioni con la più completa trasparenza e con cognizione di causa dovendo gli stessi essere in grado di poterne, in ogni momento, giustificare la ragione sottesa all’adizione delle stesse; iii) esimersi dal porre in essere indebite pressioni sui propri collaboratori ivi comprese quelle eventualmente volte ad indurre il personale a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’Autorità Giudiziaria e/0 agli organi di P.S.; iv) evitare di determinare direttamente e/o concorrere a determinare, situazioni di privilegio; v) omettere di utilizzare il proprio potere decisionale e gestionale allo scopo di conseguire vantaggi per sé o per altri; vi) vigilare sull’operato dei propri collaboratori e/o sottoposti nell’interesse comune della Società.
6.7 I componenti del Consiglio di Amministrazione della KeyPartners Italy S.r.l., si obbligano ad osservare le disposizioni del presente Codice all’atto della loro nomina o, qualora già in essere, al momento della divulgazione del presente Codice. In particolar modo, i Consiglieri si obbligano a: i) astenersi dal porre in essere qualsiasi comportamento che sia contrario alle disposizioni del presente codice e alla legislazione civile e penale in vigore; ii) riferire tempestivamente all’Organismo di Vigilanza qualsiasi notizia in merito a ogni possibile violazione delle disposizioni del presente Codice; iii) collaborare fattivamente con le strutture deputate alla verifica delle possibili violazioni, con il rispetto del principio di riservatezza; iv) mantenere comportamenti imparziali e non indulgere in trattamenti di favore; v) assumere le decisioni inerenti la funzione esercitata nella massima chiarezza e trasparenza con l’obbligo di ed essere in grado di poterne in ogni momento giustificare le ragioni dell’assunzione; v) respingere indebite pressioni evitando di determinare, né concorrere a determinare, situazioni di privilegio; vi) omettere di utilizzare indebitamente il proprio potere decisionale e gestionale allo scopo di conseguire vantaggi per sé o per altri.
Articolo 7 - Gestione degli affari in generale
Tutte le azioni, le operazioni ed in generale i comportamenti tenuti dagli organi sociali, dal personale e dai collaboratori esterni in merito alle attività svolte nell’esercizio delle funzioni di propria competenza e responsabilità, devono essere improntati alla massima onestà, correttezza, integrità, lealtà, trasparenza, obiettività, nonché al rispetto ed all’uso oculato dei beni e delle risorse.
Articolo 8 - Conflitto di interessi
Nella conduzione di qualsiasi attività dovranno in ogni caso essere evitate situazioni ove i soggetti coinvolti siano, o possano potenzialmente porsi in conflitto di interesse con KeyPartners Italy S.r.l.; qualsiasi soggetto che dovesse trovarsi ad operare in conflitto di interesse è obbligato a darne immediata comunicazione all’Organismo di Vigilanza.
Articolo 9 - Beni sociali /utilizzo sistemi informatici
9.1 Tutti i dipendenti / collaboratori / soci sono tenuti ad operare con diligenza e lealtà nel rispetto della proprietà dei beni aziendali, utilizzando con scrupolo e responsabilità le risorse a ciascuno affidate e/o consegnate in comodato d’uso, evitando utilizzi impropri che possano cagionare qualsivoglia genere di malfunzionamento, danno, riduzione di efficienza.
9.2 Nell’utilizzo dei beni e servizi messi a disposizione da KeyPartners Italy S.r.l. per lo svolgimento dell’attività lavorativa, il personale deve essere in grado di giustificare l’uso conforme all’esercizio della propria attività professionale, evitando sprechi e/o impieghi inefficienti e garantendo una corretta conservazione del valore del bene o del servizio allo stesso affidato.
9.3 Per quel che concerne, invece, la fruizione e l’utilizzo dei sistemi informatici appartenenti alla KeyPartners Italy S.r.l., ogni dipendente e/o collaboratore esterno che utilizza sistemi informatici di proprietà della Società o comunque alla stessa in uso, sarà ritenuto diretto responsabile della sicurezza dei sistemi utilizzati e assoggettato alle disposizioni normative in vigore oltre che ai termini e condizioni generali dei singoli contratti di licenza.
9.4 Fatto salvo quanto stabilito dalla normativa esistente in materia, si specifica che deve intendersi uso improprio dei beni e delle risorse aziendali, l’utilizzo dei collegamenti in rete per fini diversi da quelli inerenti al rapporto di lavoro (durante lo svolgimento dell’orario di lavoro) e/o per inviare messaggi offensivi o che possano arrecare danno all’immagine di KeyPartners Italy S.r.l.; in particolar modo: i) ogni dipendente e/o collaboratore non deve visitare / accedere a siti web che possano danneggiare le Società in qualunque modo; ii) ogni dipendente e/o collaboratore è obbligato a prestare il necessario impegno al fine di prevenire la possibile commissione di reati mediante l’uso degli strumenti informatici aziendali; iii) è espressamente vietato alterare in qualsiasi modo il funzionamento di un sistema informatico o telematico e/o intervenire illegalmente con qualsiasi modalità sui dati, informazioni e programmi in esso
contenuti o ad esso pertinenti, al fine di conseguire un ingiusto profitto con altrui danno. Detto divieto è da intendersi rafforzato se ad essere danneggiato è lo Stato o un Ente Pubblico.
9.5 Ai dipendenti è fatto espressamente divieto di accettare qualsiasi forma di regalo che possa ragionevolmente essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolto ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile a KeyPartners Italy S.r.l.; a tal fine di specifica che per regalo si intende qualsiasi tipo di utilità / beneficio / bene (a titolo esemplificativo e non esaustivo: un regalo materiale, una promessa di un’offerta di lavoro sia subordinato che sotto forma di consulenza, prestazioni di servizi, viaggi ecc.).
La policy aziendale permette che regali/omaggi di carattere ragionevole ed appropriato possano essere fatti/ricevuti a condizione che: a. il loro scopo sia da intendersi quello di creare o mantenere buone relazioni di business; b. migliorino, o compromettano la reputazione delle Società; c. vengano adoperati per fare pubblicità/presentare i servizi offerti da KeyPartners Italy S.r.l.
I regali (tipologia, importo e destinatari) vengono decisi dal Consiglio di Amministrazione della KeyPartners Italy S.r.l., e devono necessariamente essere offerti come regali della Società e non come omaggi a titolo personale. KeyPartners Italy S.r.l., dichiara di avere in dotazione il registro “Gifts” dove devono vengono trascritti tutti i regali ricevuti del valore superiore ad euro 100,00 e qualsiasi spesa di rappresentanza/di viaggio pagata da terzi superiore a euro 250,00.
Articolo 10 - Rapporti con terzi
10.1 La Società dichiara espressamente che non effettuerà finanziamenti ai partiti politici nazionali e non, astenendosi dall’intraprendere attività che possano in qualsiasi forma costituire, direttamente o indirettamente, forme di condizionamento nei confronti di esponenti politici o sindacali ovvero di organizzazioni politiche o sindacali.
10.2 KeyPartners Italy S.r.l. potrà prendere parte alle richieste di contributi/liberalità, limitatamente alle proposte provenienti da enti e associazioni che non abbiano fini di lucro ed il cui oggetto sociale sia di elevato valore culturale o benefico, inoltre tutte le attività di sponsorizzazione, che potranno concernere i temi della tutela dell’ambiente, del sociale, dello sport, dello spettacolo, saranno destinate esclusivamente ad eventi e/o soggetti che offrano garanzia di qualità e nei cui confronti possa escludersi ogni possibile conflitto di interessi di ordine personale o relativo alla Società.
10.3 Qualsivoglia genere di attività connessa all’erogazione di contributi e ad altre sponsorizzazioni sarà aggetto di debita discussione da parte del Consiglio di Amministrazione della Società il quale dovrà se del caso approvarla.
Articolo 11 - Riservatezza
11.1 KeyPartners Italy S.r.l., tutela la privacy dei propri dipendenti / collaboratori (come anche dei candidati) secondo le norme vigenti in materia, impegnandosi a non comunicare né diffondere, fatti salvi gli obblighi di legge esistenti in materia, i relativi dati personali senza previo consenso dell’interessato.
11.2 La Società dichiara che l’acquisizione, il trattamento e la conservazione dei dati personali e delle informazioni riservate avviene all’interno di specifiche procedure volte ad impedire che persone non autorizzate possano venirne a conoscenza ed in pieno rispetto delle norme a tutela della privacy.
11.2 I dati e le informazioni acquisite durante lo svolgimento delle attività assegnate a ciascun dipendente e/o collaboratore devono rimanere strettamente riservate ed opportunamente protette e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate, sia all’interno che all’esterno di KeyPartners Italy S.r.l., se non nel rispetto della normativa di legge vigente in materia; al rispetto di tale dovere di riservatezza sono tenuti tutti i dipendenti e ciò anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro adoperandosi affinché vengano rispettati gli adempimenti previsti dalle vigenti normative sulla privacy.
11.3 La conoscenza e l’utilizzo delle “password” di accesso ai sistemi informatici aziendali equivalgono alla firma dei dipendenti, possono essere conosciute solo dai rispettivi titolari e non possono essere divulgate a terzi, pertanto, i dipendenti saranno direttamente responsabili dell’adozione di tutte le misure necessarie per preservare ed evitare la divulgazione delle informazioni della Società di cui dispongono, da rischi di danneggiamenti o perdite ragion per cui sono tenuti alla loro custodia con i relativi obblighi di legge.
11.4 Fermo restando l’obbligo di segnalazione all’Organismo di Vigilanza, tutti i dipendenti sono tenuti, di regola, a riferire in maniera repentina e senza indugio alcuno al proprio responsabile ogni notizia di cui siano venuti a conoscenza nell’espletamento delle loro attività lavorative, circa violazioni di norme giuridiche, del Codice o altre disposizioni che possano, a qualunque titolo, coinvolgere KeyPartners Italy S.r.l. Nell’ipotesi in cui non fosse possibile / indicato rivolgersi al diretto responsabile per effettuare la segnalazione i dipendenti sono tenuti a riferire al superiore gerarchico del proprio responsabile e/o ad un membro del Consiglio di Amministrazione.
11.5 I responsabili devono vigilare sull’operato dei propri dipendenti e devono informare l’Organismo di
Vigilanza di ogni possibile violazione delle predette norme.
Articolo 12 - Rapporti con Enti Locali, P.A. ed altri Enti di Controllo
12.1 KeyPartners Italy S.r.l. in conformità alla normativa vigente in materia e nel pieno rispetto dei reciproci ruoli e funzioni con uno spirito di massima collaborazione, intratterrà relazioni con Enti Locali, Pubblica Amministrazione Centrale (da intendersi: Ministeri, Organi di Controllo Fiscali, Autorità Garanti, ecc.), Pubblica Amministrazione Locale (da intendersi: Regioni, Province, Comuni, ecc.), Enti pubblici e concessionari di un pubblico servizio.
12.2 KeyPartners Italy S.r.l. da atto e rileva che è espressamente vietato: i) corrispondere o offrire, sia direttamente sia indirettamente, pagamenti o benefici materiali di qualsiasi natura ed entità o opportunità di impiego a pubblici ufficiali, a dipendenti della Pubblica Amministrazione o a loro parenti per influenzare o compensare un atto del loro ufficio, fatto salvo quanto espressamente previsto nel presente Codice; ii) fornire alla Pubblica Amministrazione informazioni mendaci, documenti falsi o attestanti dati non veritieri allo scopo di trarne diretto o indiretto beneficio.
12.3 Ciò detto, si sottolinea che cura e scrupolosità dev’essere adottata nei rapporti con i soggetti sopra indicati, in particolare nelle operazioni relative a partecipazioni a gare pubbliche, rilascio di autorizzazioni, licenze, concessioni, richieste e/o gestione ed utilizzazione di finanziamenti comunque denominati di provenienza pubblica (nazionale, provinciale o comunitaria), rapporti con enti previdenziali, enti addetti alla riscossione dei tributi, organi di procedure fallimentari, procedimenti civili, penali o amministrativi, ecc.. A titolo esemplificativo e non esaustivo, sono quindi vietate: i) false attestazioni per ottenere concessioni, licenze o autorizzazioni; ii) false attestazioni per l’ottenimento di contributi, finanziamenti e sovvenzioni; iii) false dichiarazioni nei documenti di partecipazione a gare pubbliche; iv) omissioni di informazioni o documenti dovuti; v) comportamenti fraudolenti atti a influenzare positivamente il giudizio della Pubblica Amministrazione; vi) dichiarazioni false agli Organi di Controllo e all’Autorità Giudiziaria in sede di accessi, ispezioni, verifiche, interrogatori e processi.
12.3 KeyPartners Italy S.r.l. specifica che l’assunzione di impegni con la Pubblica Amministrazione e con le Pubbliche Istituzioni è esclusivamente riservata alle funzioni a ciò preposte ed autorizzate, le quali sono tenute ad assolvere ai propri compiti con correttezza, lealtà, integrità ed indipendenza.
Articolo 13 - Rapporti con i fornitori
13.1 I medesimi principi di correttezza, lealtà, imparzialità già citati nelle disposizioni di cui al presente Codice, dovranno permeare i rapporti commerciali intercorrenti ed attivati da KeyPartners Italy S.r.l. con i propri fornitori.
13.2 In particolar modo, i criteri di selezione dei fornitori sono parametrati a chiare ed oggettive valutazioni circa la qualità del servizio offerto, del suo costo per la Società, nonché, del contenuto d’innovazione del prodotto o del servizio.
13.3 KeyPartners Italy S.r.l., pur propendendo per la creazione di rapporti stabili e duraturi, sottoporrà periodicamente a revisione il proprio elenco fornitori allo scopo di razionalizzarlo ed aumentare economicità ed efficienza; con ciò si intende rilevare che non sarà preclusa ad alcun soggetto fornitore, che sia in possesso dei requisiti necessari, la possibilità di competere per offrire i propri prodotti/servizi.
13.4 E’ fatto divieto ai dipendenti deputati alle mansioni degli acquisti di accettare qualsivoglia genere di regalo o altre utilità da parte dei fornitori che possano in qualsiasi modo influenzare le loro scelte o far sorgere il dubbio che la loro condotta non sia trasparente o imparziale.
13.5 Ulteriori informazioni e dettagli sui criteri di selezione dei fornitori possono sono riportate nella “Procedura Acquisti e Pagamenti” allegata alla Parte Generale del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo 231.
Articolo 14 - Rapporti con i Competitors
Nell’ambito dei rapporti con i competitors di KeyPartners Italy S.r.l., si rammenta che è fatto espresso divieto agli esponenti aziendali di KeyPartners Italy S.r.l. di: i) porre in essere comportamenti intimidatori o condizionare le attività commerciali di terzi, al fine di ostacolare/eliminare e/o impedire lo svolgimento dell’attività dei competitors; ii) giungere alla conclusione di accordi con altre imprese, finalizzati all’aggiudicazione di gare ai danni di altri concorrenti, ovvero scoraggiare i concorrenti a presentare offerte competitive; iii) in linea generale attuare comportamenti e atti di concorrenza sleale.
Articolo 15 – Tutela dell’ambiente
L’attività di KeyPartners Italy S.r.l. è improntata a salvaguardia dell’ambiente, pertanto, è impegno della Società adottare nelle proprie scelte progettuali e nella gestione operativa della propria attività sociale criteri avanzati di salvaguardia e di efficienza energetica con lo scopo di ridurre al minimo in termini economici l’uso di energia e il consumo d’acqua.
Articolo 16 - Rapporti con i media
16.1 KeyPartners Italy S.r.l. rammenta che i rapporti con i mass media dovranno essere improntati al rispetto del diritto all’informazione, ragion per cui tutte le informazioni divulgate mediante i mass media dovranno essere veritiere, accurate, coordinate e rispettose dei principi e delle politiche della Società.
16.2 In linea generale qualsivoglia genere di informazioni divulgata mediante i mass media deve rispettare le leggi, i regolamenti, le regole, le pratiche di condotta professionale e deve essere realizzata trasparenza e chiarezza e trasparenza.
16.3 E’ fatto espresso divieto di divulgare mediante i mass media notizie non veritiere; tutti i contatti con gli organi di informazione devono necessariamente essere tenuti dai Managing Director e dalle persone dagli stessi autorizzate.
Articolo 17 - Modalità di applicazione e di controllo del presente Codice Etico
17.1 KeyPartners Italy S.r.l. è dotata di un Organismo di Vigilanza indipendente e che opera in piena autonomia sia di azione sia di controllo, caratterizzato da professionalità ed imparzialità.
17.2 L’Organismo di Vigilanza di cui al paragrafo che precede, è posto in una posizione apicale all’interno della gerarchia della Società ed in rapporto diretto con il Consiglio di Amministrazione al quale riferirà di eventuali violazioni delle disposizioni del presente Codice di cui si venuto a conoscenza.
17.3 All’Organismo di Vigilanza di cui si è detto è garantita un’adeguata autonomia finanziaria tramite l’attribuzione di risorse da parte delle Società e allo stesso non saranno assegnate funzioni di tipo operativo al fine di garantirne la maggiore imparzialità di azione possibile.
17.4 KeyPartners Italy S.r.l. si impegna a comunicare il presente Codice, utilizzando tutti i mezzi di comunicazione e le opportunità a sua disposizione (a titolo esemplificativo e non esaustivo: riunioni di informazione e formazione delle Società), ragion per cui tutti i dipendenti, soci, consiglieri e/o collaboratori devono conoscerne i contenuti ed osservare le disposizioni dello stesso.
A tal fine duna copia integrale del presente Codice Etico sarà pubblicata nella intranet aziendale accessibile a tutti i dipendenti.
17.5 Ciascun soggetto che operi in nome e per conto e/o nell’interesse di KeyPartners Italy S.r.l. (con particolare riferimento alla Direzione societaria) è tenuto a promuovere la conoscenza delle disposizioni del presente Codice ed includere i contenuti del Codice nei programmi di formazione e farne riferimento nelle procedure, politiche e linee guida di KeyPartners Italy S.r.l.
17.6 Qualsivoglia genere di revisione e/o revisione delle disposizioni del presente Codice dovrà essere oggetto di specifica delibera consigliare; ogni revisione e/o variazione sostanziale del contenuto del presente Codice sarà comunicata a tutti i soggetti interessati con le medesime modalità indicate negli articoli che precedono.
17.7 Il preposto Organismo di Vigilanza ha inoltre il compito di vigilare, tramite periodiche verifiche ed altre modalità, sul rispetto dei principi e dei precetti indicati nel presente Codice.
17.8 L’osservanza delle norme del presente Codice deve considerarsi parte integrante e sostanziale degli obblighi facenti capo a ciascun dipendente in virtù del rapporto di lavoro in essere; si rileva a riguardo che la violazione delle disposizioni del Codice costituisce inadempimento ai predetti obblighi e, in quanto tale, potrebbe avere rilievo disciplinare.
17.9 KeyPartners Italy S.r.l. specifica che le eventuali sanzioni disciplinari che ne possono essere applicate saranno improntate al criterio della proporzionalità in conformità a quanto stabilito nel C.C.N.L. di riferimento applicabile e così: i) rimprovero verbale o scritto (lettera di richiamo disciplinare); ii) multa; iii) sospensione dal lavoro e dalla retribuzione; iv) licenziamento.
17.10 Fermo restando il contenuto degli articoli che precedono, KeyPartners Italy S.r.l. potrà inoltre assoggettare i dipendenti a procedura disciplinare nell’ipotesi in cui gli stessi provvedessero a segnalare impropriamente talune asserite violazioni delle disposizioni del presente Codice. A riguardo si segnala che, passibili di procedura disciplinare potranno essere anche i dipendenti che effettuino denunce contenenti informazioni mendaci e/o risultate infondate ed effettuate con scopo vessatorio nei confronti del presunto autore dell’atto denunciato, oppure effettuate con lo scopo di danneggiarne reputazione e/o immagine del soggetto contro cui le stesse sono rivolte.
17.11 KeyPartners Italy S.r.l. specifica che il rispetto delle norme del presente Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali assunte dai collaboratori e/o dai soggetti aventi relazioni d’affari con la Società, ragion per la quale la loro accertata violazione potrà costituire inadempimento delle obbligazioni contrattuali, con le relative conseguenza di legge anche in ordine alla eventuale risoluzione del contratto e/o dismissione dell’incarico, il tutto fatto salvo il diritto al risarcimento del danno eventualmente arrecato alla KeyPartners Italy S.r.l..
17.12 Il contenuto integrale del presente Codice è rinvenibile e reso disponibile sul sito internet istituzionale di KeyPartners Italy S.r.l.
Articolo 18 – Trattamento dei dati e delle informazioni
18.1 KeyPartners Italy S.r.l., fermo restando il rispetto della normativa specifica in materia di tutela e trattamento dei dati personali, rammenta che tutti i dipendenti / collaboratori sono tenuti a riservare ai dati personali dei quali vengano a conoscenza il trattamento più adeguato a tutelare le legittime aspettative degli interessati riguardo alla loro riservatezza, dignità ed immagine.
18.2 Lo svolgimento delle attività della Società implica l’acquisizione, la conservazione, il trattamento, la comunicazione e la circolazione all’interno e all’esterno di documenti, studi, elaborati e/o altre informazioni scritte, dati, telematiche e/o verbali, che dovranno necessariamente (siano esse acquisite o
elaborate dai dipendenti nell’esercizio delle proprie incombenze o mansioni), essere ritenute come beni di apparenza della Società, con impossibilità di disporre delle stesse, (se non per gli usi consentiti dalla natura dell’attività esercitata dal singolo dipendente e/o collaboratore) nel pieno rispetto del diritto di proprietà.
18.3 A quanto sopra esposto si aggiunga che quanto indicato all’art. 18.2 che precede, potrà essere utilizzato, comunicato o divulgato unicamente nel pieno rispetto, per quanto concerne i dipendenti, degli obblighi di diligenza e fedeltà che derivano dalle norme e dai contratti di lavoro.
Articolo 19 – Operazioni contabili
19.1 KeyPartners Italy S.r.l. dichiara che per ogni operazione contabile viene conservata la relativa documentazione, in modo da consentire: i) la registrazione contabile dell’operazione e la sua agevole reperibilità; ii) l’individuazione dei diversi ed eventuali livelli di responsabilità riferentesi alla stessa; iii) la ricostruzione storica dell’operazione e della ratio alla stessa sottesa.
19.2 Qualsivoglia genere di registrazione contabile rappresenta puntualmente ciò che risulta dalla documentazione di supporto relativa alla stessa; nella ipotesi di elementi economico-patrimoniali fondati su valutazioni, la connessa registrazione deve essere compiuta nel rispetto di ragionevolezza e prudenza, illustrando con chiarezza nella relativa comunicazione i criteri che hanno guidato la determinazione del valore del bene.
19.3 Il sistema adottato da KeyPartners Italy S.r.l. garantisce l’applicazione del principio della separazione delle funzioni, in modo tale che l’autorizzazione di un’operazione contabile debba pervenire da persona o organo differente rispetto a quello che contabilizza, esegue operativamente o controlla l’operazione.
19.4 A quanto detto si aggiunge che, tutti i dipendenti sono partecipi del sistema di controllo e sono tenuti a riferire di ogni omissione, falsificazione, trascuratezza nella contabilità o nella documentazione di supporto.